Як без зайвих нервів закрити вакансію без відділу кадрів. П’ять простих кроків.

Відразу оговоримо, що це не універсальні кроки, і вони більш розраховані для пошуку лінійного персоналу, а не для керівників чи фахівців. Разом з тим деякі кроки, поради і лайфхаки - універсальні.
Це нескладно, це не боляче, але іноді розчаровує або просто нудно.
І завжди займає час якого не вистачає.
Для кого. Для тих, хто не має свого кадровика або людини яка займається на фул-тайм пошуком персоналу, за будь-яких обставин: розмір компанії, невелика текучка, самі контролюєте цей процес.
Яка користь. Допоможе тим хто з цим не зіштовхувався або витрачає дуже багато часу на цей важливий процес замість заробляння грошей, структурувати пошук та найм кадрів, отримати корисні поради, звичайно корисні файли та Лайф Хаки.

Крок перший.

Готуємося.

Найважчий етап, тому іноді так дуже бажаєш його пропустити. Але гарна підготовка полегшує шлях.
Ось декілька інгредієнтів, які допоможуть Вам легше стартувати і почати Ваш шлях.
  • Назва вакансії
    Оберіть одну чи декілька назв вакансії, далі ми розберемо як використовувати їх з вигодою.
  • Портрет Вашого кандидата
    Зробить портрет Вашого кандидата: вік, стать, його фах, навички, якісь софт скіли, обмеження до посади (деякі не обов’язково публікувати, але необхідно їх використовувати), де він живе (це важливо для позмінної роботи, віддалених чи незручних місць розташування місця роботи, пробки теж необхідно враховувати).
    Також одразу визначтесь як Ви плануєте опрацьовувати кандидатів: коли плануєте працювати з резюме, чи плануєте одразу запрошувати кандидатів або плануєте обирати найкращі резюме і тільки потім запрошуватиб по яких днях. (посилання на розгорнутий опис).
    Приготуйте анкету для кандидатів, або якесь легке тестування.
    Визначтесь з умовами виходу працівника на тестування, наявністю медогляду, наявністю того хто проведе навчання на робочому місці (його начальника, змінщика або передаючого справи)
  • Створить об’яву.
    Це дуже важлива частина. Нижче те що Вам необхідно враховувати при створенні об’яви
  • Оберіть місця розміщення об’яви.
    Це може бути сайти Работа, Ворк, або якісь спеціалізовані сайти (для ІТ-шніків існує окреме життя по пошуку персоналу, тому ми не будемо розглядати іх пошук, хоча таких як системний адміністратор або фахівець підтримки можливо знайти і на звичайних сайтах).
    Для окремих вакансій необхідно використовувати паперові об’яви у транспорті, або на дошках об’яв біля домівок (тут посилання для яких випадків це необхідно робити - посилання).
    Колись ми використовували об’яви у газетах, але потім відмовилися від цього, мабуть ними вже не користуються, але все може бути– майте на увазі.
Поки Ви заробляєте або відпочиваєте
ми можем попіклуватись про підготовку
Підготовка це мабуть сама творча і інтересна частина, але якщо Ви вже зштовхнулися з цим і Ви розумієте яка це важлива частина або маєте якісь запитання, або бажаєте зберегти так необхідний час – звертайтесь до нас.

Крок другий.

Приймаємо звернення кандидатів

Тут все залежить від Ваших умов, відгуків може бути багато або замало як з цім працювати – нижче.
  • Якщо у Вас не багато відгуків.
    А не багато це скільки - це стільки що не дуже відволікає від роботи, це мабуть 2-3 на день. Тоді:
    • читаємо резюме,
    • дзвонимо кандидатам,
    • ставимо запитання і
    • запрошуємо на співбеседу.
  • Реєструйте кандидатів у файлику або блокноті
    А багато, це коли Ви відкриваєте скриню і бажаєте її відразу закрити. Краще завести exel файлік де є можливість (надаємо шаблон):
    • проставляти дати отримання резюме, відмічати дати співбесід.
    • причини відхилу кандидатів.
    • звідки він дізнався про Вашу вакансію – для оптимізації бюджету.
    Це дуже необхідна інформація, особливо якщо не вдається одразу знайти необхідного кандидата та необхідно проаналізувати причини.
  • Надаєте завдання кандидату
    (про необхідність завдання у посиланні). Краще його давати до співбесіди або після групової співбесіди. Надсилаєте завдання – та чекаєте на результат, або просите його принести на співбесіду. Завдання необхідно надавати на чіткий термін і воно не стільки виявляє кваліфікацію, скільки перевіряє наскільки кандидат здатен виконувати роботу у строк та дотримуватись інструкціям. Наприклад якщо робота працівника буде пов’язана з продукцією, надайте йому матеріал який він повинен прочитати або вивчити, якщо в його обов’язках буде робота пошуком у інтернеті, дайте завдання знайти та принести якусь інформацію, про продукцію.
  • Назначаєте співбесіду.
    Краще створити розклад вільного часу для співбесід на тиждень.
    Заповнюйте його, корегуйте по необхідності, якщо у Вас будуть будь які особисті зміни Ви буде наглядно бачити кого необхідно про них попередити.
    Створить готовий текст як знайти Вас та телефон людини яка буде зустрічати кандидата, якщо це не Ви самі.
    Пам’ятайте – зараз часто трапляється що люди без всяких попереджень зникають і не приходять на співбесіди, на жаль це норма.
  • Попередження
    якщо Ви робите з клієнтами, у харчуванні або з дітьми обов’язково на співбесіду або на вихід вимагайте медогляд, а також взагалі те що пов’язано зі станом здоров’я варто дотримуватись державних вимог – це збереже Вам нерви та безпеку, як мінімум вимагайте завжди останню флюорографію
  • Порада.
    Запитуйте одразу про строки та можливість виходу на нову роботу, та відмічайте у фалі.
Поки Ви заробляєте або відпочиваєте
ми можем попіклуватись про прийом звернень
Обробка звернень це вже перші розчарування, особливо за втраченим часом, стільки звернень і так замало відповідних кандидатів, а часу ніхто не додає. Але може його купити, як не час то послугу яка його збереже – звертайтесь до нас, ми допоможемо.

Крок третій.

Зустрічаємо кандидатів

А ось вже пішли знайомства. Перші враження, кандидата на Вас – підійде він Вам чи ні, а також і Ваше враження на нього дуже важливо. Як не забути чогось важливого – надалі.
  • Ще раз згадаємо навіщо ВАМ співбесіда.
    Ви вже підібрали (або відсіяли кандидатів).
    Так співбесіда взагалі покаже Вам чи потрібна людині робота чи ні, прийде вона на співбесіду (а може прийде не одна, посилання на таке теж буває) та реально вона існує чи ні :)
    Але зараз головне те що Вам прийдеться кожен день спілкуватися з цією людиною і за ті пів години – годину Вам необхідно зрозуміти:
    ВАМ буде комфортне з ним робити чи ні.
    Дивитесь як він сприймає інформацію від Вас, є в нього інтерес до Ваших слів (особливо на важливі для ВАС моменти), як він відповідає Вам – так він буде відповідати Вам завжди. Задайте питання які є ключовими для Вас.
    Наприклад. Для Вас ключовим являється бажання навчатись. Ми розуміємо що на прямий запит відповідь Вам буде така, щоб задовільнить Вас. Тому запитайте, а що він нове вивчив за останній час та коли (якщо ви спілкуєтесь зі студентом чи недавнім студентом, запитайте про щось за межами навчальної програми – «для себе»). Людина яка дійсно щось вивчала зможе розповісти що, та навіщо вона вивчала.
    Дивитесь на реакцію людини на все що Ви у нього запитуєте та показуєте йому (офіс, робоче місце, місце відпочинку), на те що він запитує у Вас

    Не витрачайте час на кваліфікацію, Ви вже запросили її у кандидата і вона достатня для цієї посади або ви згодні довчити нового працівника. Підтвердження його навичок залишить на кваліфікаційний тест або на тестовий день чи випробувальний термін.
    Також можливо провести психологічне тестування, особливо якщо воно розраховано на обмежений час.

    Окремо ми вже оговорили варіанти проведення групових чи індивідуальних інтерв’ю (дивитесь лайф хак).
  • Ось короткий план як провести співбесіду
    Додайте до нього свої запитання та описи ситуацій
    • представтесь кандидату, якщо Ви його побачили вперше (хтось його зустрів та провів в місце для бесіди), розкажіть кратко про себе, в яких ви співвідношеннях по роботі будете з ним  
    • розкажіть про план бесіди. Це дасть кандидатові поняття коли можна задавати питання та обмеження до часу.
    • розкажіть кратко про компанію та його обов’язки. Це дозволить кандидату включитись у майбутню вакансію та приміряти її на себе ще раз. Деякі кандидати бувають не декількох співбесідах і нажаль не завжди готуються до співбесіди або як з'ясовується мало що знає о вакансії чи Вашої компанії.
    Також корисно буде розповісти про стажування, навчання, онбордінг, все те що ви не могли або не хотіли писати у об’яві.
    • попросить розповісти про себе. Навіщо запитаєте Ви, це ж є в резюме. Так це є в резюме але Ви цім перевіряєте як розмовляє людина – так з Вами він буде розмовляти далі кожен день. Якщо Він хвилюється може щось забути, смутитись, але про себе йому буде розповідати найлегше. Це також дозволить порівняти це з тим що він написав в резюме чи тестовому завданні та задати деякі інтересуючи Вас запитання.
    • задайте Ваші ключові запитання або де які спливли під час його розповіді.
    • запропонуйте запитати у Вас о роботі або про умови роботи.
    • далі в залежності від того сподобається Вам кандидат чи ні і Ви готови продовжувати з ним спілкування, продовжуєте або завершуєте співбесіду.
    • ось на цьому моменті обов’язково запитайте інтересно чи ні кандидату співпраця з Вами. Засмучує чи зупиняє його щось, або осталось не розкритим в Вашій бесіді.
    • при подовжені покажить офіс, місто роботи, місто відпочинку, тобто умови праці, те що може відштовхнути (нехай це буде зараз ніж потім, коли Ви витратите на людину ще більше часу) чи навпаки заохотить людину до праці у Вас і Вашій компанії.
    • так як ми говоримо про лінійний персонал краще назначити вихід на тестовий день (або перший день праці). Якщо у Вас небагато кандидатів (2-3) і одна посада розплануйте заздалегідь можливі дати виходу. Якщо кандидатів багато і Вам необхідно вирішити кого вивести першим – скажіть кандидату коли Ви йому повідомите день виходу (кейс про прибиральницю).
    • у любому випадку розкажіть кандидату наступні дії. Якщо Ви зробили вибір і готови його тестувати на робочу місті так говорить про це. Якщо будуть необхідні якісь дії ,або додаткові комунікацій –розповідайте про це, якщо необхідно прослідкуйте щоб Він записав це.
  • Назначте вихід на роботу або тестування
    Назначте вихід на роботу або тестування і познайомите кандидата з відповідальним за цього кандидата, якщо це Ви так і озвучте йому. Обов’язково розкажіть йому що необхідно взяти з собою у наступний раз, документи, змінну обув, одяг, якщо це необхідно, умови перерв та харчування.
  • Порада
    Як правильно говорити кандидатам коли їх декілька. Завжди говорите правду. Краще казати: «В нас є декілька кандидатів і ми проводимо тестування на робочому місті за розкладом. Ви дуже поспішаєте вийти на роботу (можливо сформулювати якось як Вам зручно)? Ми з Вами зв’яжемося за два дні і назначимо тестування (або вихід на роботу).
Поки Ви заробляєте або відпочиваєте
ми можем продовжити приймати зверненя
Зустрічі з кандидатами це час який неможливо поєднати з чимось, а ще вони інколи дуже виснажують, але поки не можна зупинятись і необхідно обробляти звернення кандидатів. Ми не можемо замість Вас обрати Вашого супер кандидата, але можем обробляти звернення і назначати нові зустрічі поки Ви вирішуєте Ваші справи.

Крок четвертий.

Тестування кандидатів

Лотерея чі обґрунтований вибір. Це питання може вирішити тільки робоче завдання. Як спілкується працівник наскільки він відповідальний. А взагалі він вже прийшов?
  • Навіщо нам тестування і чім воно відрізняється від тестового завдання.
    Тестове завдання перевіряє професійні навички. А тестовий день додає до цього перевірку на комунікабельність працівника.
    У вас може бути посади з вимогами по необхідним навичкам, але невважаючи на ці вимоги, кожне підприємство робить щось по своєму (правильно чи ні, це інше питання). Які б Ви тести не проводили, працівника покаже тільки його праця (скільки на це потрібно часу?)
    Тому рекомендуємо для лінійного персоналу проводити одно чи два денне тестування максимально приближене до звичайного робочого дню (але з деякими особливостями)
    Головна мета тестування – показати УСІ ТРУДНОЩІ, що існують на посаді, це має бути самий важкий день на роботі нового працівника.
  • Не тягніть кота за хвіст!
    Якщо одразу Ви бачите якісь несумісні з Вашим колективом дії працівника прощавайтесь, озвучуючи їх – не тягніть «карму» невиконаними обіцянками «ми подумаємо і передзвонимо».
    Якщо Ви тестуєте одразу декількох кандидатів, чітко кажіть строки віддзвону з деяким запасом.
    Бувають випадки коли найкращій кандидат зривається на другий чи першій день роботи за якісь дуже об’єктивних причин або просто не виходить на зв'язок.
    Легше коли підбираєте декілька кандидатів на декілька робочих місць за одним фахом.
Корисні поради, особливо вчасно - це завжди цінується.
Користуйтеся будь ласочка.
Ми підібрали для Вас декілька лайфхаків, згрупували їх по темах, користуйтеся будь ласочка :)
Деякі статті про то як наймати персонал. Кейси, поради, цікаві ситуації.
Про деякі питання як будувати відношення з клієнтами на святкові дні та ціноутворення.

Також можливо заощадити час та гроші,

замовив персонального кадровика на аутсорсі.