Лайф Хак 31 – Чи є у Вас ангел у офісі.

Розклад для адміністратора або помічника

Які вигоди Ви отримуєте при використанні
розкладів, навантажень та таймінгів
  • Чому не все виконується
    Частіше за все ми беремо адміністратора або помічника для того, щоб звалити на нього купу дрібних справ. Або щоб поставити заслон перед потоком клієнтів або накопичувач питань від працівників.
    Кожен керівник радіє коли йому щастить та він отримує генія порядку та координації. Але таке буває не завжди та не усюди, і приходять звичайні люди котрих необхідно навчати ЯК ВАМ НЕОБХІДНО працювати.
    Ось які проблеми нам озвучують: багато навантаження, не було часу на це, запам’ятала і таке інше.
  • Ангел пройшов десь поруч
    Розберемо на нашому кейсі. У одному невеличкому колективі ми вводили таку посаду і розвивалась вона у нас поступово та органічно, згідно з потребами часу.
    Спочатку для нашої компанії було важливо - відповідати на дзвінки клієнтів оперативно, тому що усі інші просто займались основним навантаженням, ми навіть думали що можна було навантажити адміністратора здійснювати продажі новим клієнтам, але це дуже залежить від людини й «продажниками» можуть бути зовсім не всі. Потім ми визначили основну функцію для адміністратора – спілкування з поточними клієнтами: наживо в офісі, месенджери, телефон. А на додаток навантажили адміністратора щоденною звітністю і потім ще передали пару важливих обов’язків основних працівників, щоб їх розвантажити та робити це централізовано з одних рук. Або від одного працівника.
    І ось тоді не одразу ми отримали свого «офісного ангела» й прийшлось робити за схемою:
    • ми прописали усі обов’язки на той момент
    • виділили на основну функцію – спілкування з клієнтами основні – пікові години напливу клієнтів
    • далі відокремили важливу функцію
    • і  окремі години розписали для роботи за компом, коли не повинні бути активні комунікації в цей час
    Це виглядало так:
    • ранок   - спілкування з клієнтами наживо в офісі
    • звітність, спілкування з клієнтами месенджер і телефон
    • прийняти та розподілити від постачальника щоденне постачання товару для працівників
    • ЧАС для щотижневих та щомісячних справ за компом
    • знову спілкування з клієнтами ввечорі
  • Це нам дуже допомогло на тому кроці, коли працівник почав говорити, що не встигає робити дрібні справи, тому що не вистачає часу, а в інший час постійно спілкується з клієнтами.

    Як так - ми ж на це відокремили ОСОБЛИВИЙ ЧАС у розкладі?

    З’ясувалось - у відповідний час, який був призначений для роботи за компом, починалась низка перерв у інших працівників і оскільки шлях до «чайника» був вздовж робочого місця адміністратора – то кожен знаходив якусь справу (або просто без справи) і відвертав увагу адміністратора.
    Прийшлось усім заборонити спілкування в цей час з адміністратором та ця проблема була закрита організаційно – без зайвих витрат.
    Тобто нам допомогло те, що ми заздалегідь зробили таймінг, розписали навантаження і розклад. До речі, розклад для цієї посади десь раз на квартал переглядався в залежності від змін в організації роботи, тобто він був не залізний, а гнучкий постійно і періодично змінювався під потреби.
  • Вигоди для Вас у розробці ретельно пророблених розкладів 
    1. Ви завжди розумієте чим повинна бути зайнята людина упродовж дня і Вам нема потреби кожного разу це з’ясовувати. Ви маєте МОЖЛИВІСТЬ ОПЕРАТИВНЕ ЗМІНЮВАТИ НАВАНТАЖЕННЯ під поточні потреби.
    2. Ви розв'язуєте проблему з навантаженням без додаткових витрат на додаткові людино/години за гроші зміною пріоритетів – постійно або тимчасово. Це ви робите за рахунок того, що Ви завжди розумієте важливість і вартість того чим займається людина.
    3. Такий розклад (зверху наведено стислий приклад, ми зробили більш уточненим та з додатковими полями, що де брати та куди бігти, якщо необхідно) фактично є базою для посадової інструкції та розкладом роботи для нової людини.
Дмитро ПОПОВ

Якщо в мене питають пораду більше двох разів, це означає що вона Вам теж може бути корисною
Корисні поради, особливо вчасно - це завжди цінується.
Користуйтеся будь ласочка.
Ми підібрали для Вас декілька лайфхаків, згрупували їх по темах, користуйтеся будь ласочка :)
Деякі статті про то як наймати персонал. Кейси, поради, цікаві ситуації.
Про деякі питання як будувати відношення з клієнтами на святкові дні та ціноутворення.

Також можливо заощадити час та гроші,

замовив персонального кадровика на аутсорсі.